如何加强续修中的资料管理

发布时间:2017年08月04日来源:79打印本页关闭


   在过去一段时期内资料管理工作常常不被重视,其科学性、重要性往往容易被人们忽视。资料工作的滞后严重地影响了修志进程和志书质量,大大降低了资料的利用率,阻碍了资料功能的发挥。使庞大的地方志系统资源不能被社会所充分利用,而造成浪费。传统的思维方式和运作模式已无法适应今天的工作环境。随着网络、信息技术的迅猛发展和地方志事业的不断进步,地方志系统已拥有大量方志类、地情类以及综合类文献信息,在总结首轮修志过程中资料管理工作的经验与不足的同时,如何提高资料管理水平,充分发挥其功能,更好地服务于续修工作,是值得我们认真研究和探讨的问题。

  一、资料管理工作对续修的重要性
    在首轮修志之初,各地修志机构刚刚建立,由于受到人员、经费、基础设施等因素影响,从很大程度上制约了资料工作的开展,资料的管理功能没有得到充分发挥,因此,对修志工作的帮助和促进是非常有限的。加之志书资料的来源是社会各部门、各行业,其信息量大,种类繁多,编辑人员素质参差不齐,难免出现一些差错,给志书质量造成了一定影响。仅从资料及管理工作来看,其不足之处:(1)时间跨度大(首轮修志上限可追溯到事物的发端,下限为1985年前后)。对资料的挖掘、整理力度不够。尤其是文革期间对资料的冲击是不言而喻的,许多珍贵的历史资料遭到严重的破坏,或遗失、或散落民间,给收集工作增加了难度,造成一些历史资料的断档和空白。(2)资料的精确度把握不够。一方面有些资料在文字表述上不够精练,冗余度高。而另一面则表现在对某一事物的记载又不够全面,只重现状,缺乏历史资料的记载,有的甚至造成一些资料性失误,大大降低了志书的资料价值。(3)个别志书在图片资料的选用上把关不严,照片的主题不够鲜明、内容也很平庸,反而弄巧成拙,有失志书的庄重和严谨。根据中国地方志指导小组提出的“今后15~20年续修一次地方志”的要求,期间资料的收集、整理、保存和利用尤为重要。地方志作为“一方之全史”,馆藏资料丰富,且大部分资料是经过多年使用和考证了的,较为系统和准确,作为修志过程中的辅助材料或参考资料是必不可少的。尤其是近年来,全国各省、市、自治区和部分县、区修志机构、厂矿企业、学校先后编辑出版了各类《年鉴》、《资料汇编》,更是续修工作中重要的资料来源,与志书形成互补,突出了时效性。因此,地方志资料管理工作应该是修志工作中一项长期的、十分重要的基础性工作。它既服务于修志,更要面向社会各阶层,提供宝贵的地方志信息资源服务,为人类的文明、进步所利用。本轮修志在时间跨度上相对要短,资料馆藏较为充实,资金的投入和人员结构得以改善,软硬件设施也有了很大提高。然而,再先进的科学技术也要由人来完成,“管理出效率、管理出精品”,要想充分发挥资料管理工作在续修中的作用,就必须加大科学的管理力度。

二、如何提高资料管理工作水平
    资料管理部门要想挖掘自身巨大潜能,提高对续修工作的服务水平,就必须借助现代高科技手段,加以科学的管理方法,提供方便、快捷、准确的信息查询检索系统,逐步拉近与续修工作的距离。根据多年的实践经验,以及全国各省、市、自治区方志馆的相继建立,资料管理工作已逐渐走向正规化、科学化、系统化进程。它包括资料的收集、整理、科学的分类、数据库的建立、网络的运行等等。最终实现与全国连网,建立数字地方志、网络地方志。

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    1、地方志文献信息的收集
    文献信息的收集是馆藏的基础,也是续修工作中资料的积累。地方志文献信息具有很强的专业性,收集时应把握其实用性、完整性、连续性、以及科学性原则;同时,笔者认为,作为馆藏资料的收集在范围上也可适当放宽,增加信息量。这样,既保证了专业资料的相对集中又兼顾对辅助材料的需求,丰富了地方志馆藏。由于地方志馆藏资料既要为修志服务又要面向社会,收藏对象主要以各类志书(三级志书、专业志、部门志、山湖志以及旧志等)、年鉴(综合年鉴、统计年鉴、地方年鉴、部门年鉴和企业年鉴等)、历史类、社科类著述及文献汇编为主,兼顾其它。就安徽省地方志办公室藏书为例,馆藏量达2万余册,方志类及地方文史资料藏书约占馆藏量的2/3。其中,旧志175种,约占国内现存安徽旧志总数的40%。同时,为了加强省际交流,已与23个兄弟省市(北京、天津、河南、河北、辽宁、黑龙江、吉林、湖南、湖北、江苏、山东、青岛、山西、江西、四川、云南、贵州、浙江、广东、福建、海南、新疆、青海)建立了省志和期刊的交换关系。并有计划地购置全国各省地市县志(首批已购置了全国部分省会城市、文化名城以及在全国较有影响的地市县志)。随着网络资源的应运而生,网上采集也是不容忽视的一项重要的资料来源,其信息量大、更新速度快、且简便易得。
    2、图书管理软件的应用及资料整理
    为了便于资料管理和馆藏信息的网上查询,图书的分类和著录是不可或缺的。其功能和作用:前者是根据文献反映的学科内容和显著属性,分门别类地、系统地组织与揭示文献的一种方法。后者为全面揭示馆藏文献的内容特征和形态特征,指导读者了解图书内容、选择自己需要的图书。另外也是宣传图书、指导阅读以及读者检索文献的重要工具。笔者在曾经撰写的《地方志文献信息的现代化管理与运用》(《上海志鉴》2002年第5期)一文中有过论述,这里就不再赘述了。图书管理软件的运行改变了旧的工作环境(目录管理也可在大型数据库里设置目录库)。它便于图书信息的网上发布、查询、登记、以及统计等方面工作。以往,我们想找一本不常用的图书,常常要在卡片盒里折腾半天,然后还要办理登记手续,耗时费力。本系统之间的馆藏信息查询也不够顺畅,造成一些工作上的不便。目前,国际上大中型图书馆统一采用的是“机读目录”(MARC),它便于计算机联网识别。网上浏览、查询方便快捷,无须再花太多时间在卡片盒里雾里看花。现在市场上有关“图书管理软件”的种类很多,从功能上可分为单机版和网络版,其性能各有所长,价格也有一定差异,选择余地较大,我们可以根据自己的需求选购适合自己的管理软件。
    资料整理是资料管理工作中一个十分重要的组成部分,也是管理过程中的高级阶段,它是对资料进行再利用或二次开发(亦可将它们作为大型数据库里的专题库使用)。从根本上改变了过去资料管理工作只注重收藏、管理,而不生产信息产品的运作模式,从而提高了服务档次,拓宽了服务项目,其主要包括:(1)旧志整理:此项工作必须邀请一些有过古籍整理经验的专家学者共同参与。通过对历代方志丛书的比较、鉴别,确定善本作为底本和校对本,进行标点、校勘、考证,以新版式重新印刷出版。(2)专题资料整理:顾名思义,根据需要确定一个主题,通过各种渠道收集大量有关信息重新排列组合,形成有序文献。(3)网络信息整理:是通过网络采集大量文献信息,加以分析研究,重新分类入库。另外,资料整理工作还具有很好的市场发展前景,它可以独立成书、也可制作成电子读物或以网络信息发布。[Page]
    3、数据库、网站建设
    数字化、网络化时代的到来,给地方志事业插上了腾飞的翅膀。将网络、数据库技术引入资料管理工作,是现代化管理的必然。将丰富的地方志信息资源分类入库,通过网络与本系统及兄弟省份、相关部门的计算机连接,实现资源共享。提供方便快捷的查询、传输系统,从而达到资料的有效利用。为续修工作创造良好的信息资源环境。而数据库建设是一项繁重的基础工程,仅有硬件设施是不够的,数据的管理必须要有后台数据库软件的支撑,其结构和类型很多:有层次数据库、网状数据库、关系数据库等。其容量可分为大、中、小型。目前,关系型数据库的应用较为普及,技术也相当成熟,它可以灵活、动态地连接数据,具有独立性高、数据冗余度低、存取修改更为方便等特点。根据地方志资料特性和一些省份的实践经验,在关系型数据库软件的基础上二次开发,将更加有利于方志类文献信息的管理和使用。另外,省情数据库的内部结构大体可分为基础库(馆藏信息的总和)、专题库(可以形成独立检索点的文字信息)、目录库(提供馆藏目录的查询、浏览)、拾遗库(网罗在其它库不便于收藏的信息,如报刊新闻、网络信息等)等几部分组成。客户端可通过各种检索途径对库存信息进行全文检索、多库检索、关键词检索,以及多种检索形式,实现相关资源的采集利用。
    网站建设可由点到面,逐级完善。现在许多省、市都提出数字化城市和宽带网建设工程,政府部门的“党政信息网”早已建成开通,地方志信息网站的开通和互连是地方志事业发展使然,其作用是为实现数据库信息在互联网上web发布和信息反馈、加强与外界联系、开展网上论坛活动等等。由于地方志是资料性工具书,因此,重点突出地方志风格和个性化设计是我们网站成功的保证。提前筹划、提前准备是每项事业成功的基础。目前,社会上有很多从事资料管理和计算机专业的有识之士对地方志网站、数据库提出了许多宝贵的建设性意见。其中,不乏有好的设想和方案,总之,仁者见仁。地方志数据库、网站的运行将极大地改善了资料的收集、整理和利用,提高了服务档次,更加贴近与续修工作,为资料的充分利用打下了坚实的基础。

三、如何加强管理人员队伍建设和资料信息交流
    人员素质决定着各项事业发展的速度和水平。随着续修工作的稳步推进和信息技术的不断提高,培养一支高素质、高效率的资料管理人员队伍势在必行。第一、加强内部管理。由于过去管理机制的不健全,目标、责任不明确,加之长期以来在资料管理工作中形成的松散习惯,致使资料管理水平及工作效率低下。只有加强内部管理与监督机制、制定目标责任制、实行奖惩制度,才能从根本上改变旧的面貌。第二、加强业务培训。知识的陈旧阻碍着现代化管理的发展速度,现代管理技术对资料管理人员的要求又在不断提高。严格来说,一名优秀的地方志资料管理人员应该具备一定的地方志专业理论知识和图书管理知识,以及计算机应用能力。这就须要我们不断加强专业理论学习,组织、举办业务培训。其中,一方面组织管理人员,通过志书、年鉴资料的研讨会、评议会、经验交流会等形式,帮助了解地方志特性,掌握它的一般性规律,从根本上提高对方志资料的挖掘和整理能力。另一方面有计划的选派相关人员,参加图书馆、计算机专业举办的各类业务培训,逐步提高现代化管理的理论水平和实际操作能力,从而保证管理工作的先进性。第三、转变观念、提高认识。观念的守旧制约着现代化管理的发展水平。过去,人们对资料管理工作没有一个正确的看法,认为只是简单地收藏和管理,工作缺乏挑战性和创造性。随着信息化建设的快速推进,管理技术的不断提高,信息产业化框架逐步形成,迫使我们必须转变旧的思想观念,树立信心。重新认识资料管理工作的科学性、重要性及先进性,才能保证现代化管理工作的顺利进行。[Page]
    同时,笔者通过多年实践认为,区域间的协作也是至关重要,过去,由于受经费等因素限制,这方面工作较为薄弱,闭关自守,只能使脚下的路越走越窄,近年来,省际间的交往似乎有所加强,但实质性的资料信息交流、技术研讨仍不近人意,没有大的改变。建议:地方志系统应组织一个由资料管理人员组成的、相对稳定的资料交流网络。各省由省一级地方志办公室资料部门牵头组织,全国由中国地方志指导小组牵头组织。负责资料信息交流,加强资料研究。每年可举办一次资料交流研讨会(过去曾举办过,后不知何故停办),增进相互了解,更好地提高资料管理水平。
    综上所述,只有认识到位、管理到位,不断研究、努力创新,才能真正提高资料的现代化管理水平。反之,管理只是一句空话,没有资料管理工作,资料则是杂乱无章的,良好的资源环境必将使续修工作取得丰硕的成果。

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